PDF öffnen, Angaben übertragen, Pflichtfelder prüfen und die Rechnung weiterleiten.
Prozess zeigen Automation 4 All · Berlin
Wir nehmen Ihrem Team die Arbeit ab, die niemand vermisst.
Rechnungen übertragen. Freigaben verfolgen. Listen neu bauen. Zeigen Sie uns einen echten Vorgang – wir machen daraus einen verlässlichen digitalen Ablauf.
Erfahrung aus Projekten mit
Zeit zurückfür Kunden und Fachaufgaben
Weniger Nacharbeitdurch feste Prüfregeln
Status im Blickauch bei Sonderfällen
01 · Der Ausgangspunkt
Automatisierung beginnt nicht mit Software.
Sie beginnt mit dem Satz: „Warum machen wir das eigentlich noch von Hand?“
Wir schauen uns die kleinen Schritte an, die täglich Aufmerksamkeit binden. Was festen Regeln folgt, übernimmt Software. Sobald Wissen, Abwägung oder ein persönliches Gespräch nötig ist, übernimmt ein Mensch.
Einen Beispielprozess öffnen02 · Prozesswerkstatt
Wählen Sie einen Ablauf. Wir zerlegen ihn gemeinsam.
Kein Techniktheater: links die heutige Handarbeit, in der Mitte die festen Schritte, rechts ein klares Ergebnis.
Der digitale Ablauf
- 01Postfach überwachen
- 02Dokument auslesen
- 03Angaben prüfen
- 04Im Zielsystem ablegen
Die Rechnung liegt geprüft am vereinbarten Ort. Unklare Fälle gehen mit Hinweis an die zuständige Person.
03 · Einsatzfelder
Sechs typische Stellen, an denen wir ansetzen.
Ihre Systeme dürfen bleiben. Entscheidend ist, wie Informationen von einem Schritt zum nächsten kommen.
Rechnungen & Dokumente
Eingänge abholen, Daten auslesen, Pflichtangaben prüfen und an die richtige Stelle weitergeben.
Daten zwischen Systemen
Informationen aus einem System holen und in einem anderen eintragen – ohne Abtippen.
Anfragen & Freigaben
Eingänge sortieren, Zuständige informieren, fehlende Angaben anfordern und den Stand festhalten.
Eintritte & Austritte
Konten, Zugänge und Aufgabenlisten zum richtigen Termin anlegen oder wieder schließen.
Berichte & Kennzahlen
Zahlen aus mehreren Quellen zusammenführen, prüfen und regelmäßig bereitstellen.
Stammdaten & Bestellungen
Datensätze prüfen, Änderungen übernehmen und Bestellungen nach festen Vorgaben auslösen.
Tool-agnostisch verbunden
ERPDMSOfficeCloudFachsoftwareAPIs
04 · Veränderung im Alltag
Gute Automatisierung fällt nicht auf. Fehlende Handarbeit schon.
Der Unterschied zeigt sich montagmorgens: Vorgänge bleiben nicht liegen, Nachfragen werden seltener und Ihr Team kann sich auf die Fälle konzentrieren, für die Erfahrung nötig ist.
Vorgänge laufen weiter
Sobald alle Angaben da sind, geht es weiter – unabhängig davon, wer gerade Zeit hat.
Regeln werden eingehalten
Pflichtfelder, Dubletten und Abweichungen werden bei jedem Vorgang gleich geprüft.
Menschen entscheiden
Sonderfälle landen mit allen Informationen bei der richtigen Person.
Der Stand bleibt sichtbar
Sie sehen, was erledigt wurde und an welcher Stelle eine Ausnahme aufgetreten ist.
05 · Automation 4 All
Kein Übergabemarathon zwischen Vertrieb und Technik.
Sie sprechen mit den Menschen, die Ihren Ablauf verstehen, bauen und später betreuen.
Geschäftsführung · Berlin01Marco FüllebornGeschäftsführer 02Bernd DöhringGeschäftsführer 03Domenico IavicoliGeschäftsführer
„Wir stellen lieber eine Rückfrage zu viel, als einen falschen Ablauf zu automatisieren.“
RPA, Schnittstellen, Dokumentenverarbeitung oder eine Kombination daraus: Die Technik folgt Ihrem Prozess – nicht umgekehrt.
Direkt mit uns sprechen06 · Kundenstimmen
Was nach einem Projekt hängen bleibt.
„Dank Automation 4 All konnten wir unsere RPA-Professionalität entscheidend steigern. Die Zusammenarbeit verlief reibungslos und effizient.“
07 · Zusammenarbeit
Vier Schritte. Ein nachvollziehbarer Weg.
Wir starten mit einem überschaubaren Prozess und prüfen ihn mit echten Fällen, bevor er Verantwortung übernimmt.
Zeigen
Sie führen uns durch einen echten Vorgang – am besten direkt am Bildschirm.
Klären
Wir halten Regeln, Ausnahmen, Zuständigkeiten und das gewünschte Ergebnis fest.
Bauen
Der Ablauf entsteht zunächst mit Testdaten und wird anschließend mit typischen Fällen geprüft.
Betreiben
Nach der Freigabe starten wir kontrolliert und behalten Fehler sowie Änderungen im Blick.
Und nach dem Start?
Wir überwachen Läufe, bauen Änderungen ein und erweitern nur dort, wo der laufende Betrieb einen sinnvollen nächsten Schritt zeigt.
08 · Potenzialrechner
Was kostet die Handarbeit heute?
Vier Angaben liefern eine erste Größenordnung. Das ersetzt keine Wirtschaftlichkeitsrechnung, zeigt aber, ob sich ein genauer Blick lohnt.
Mögliche Zeitersparnis / Jahr1.536 h
Rechnerischer Wert dieser Zeit69.120 €
Entwicklungs-, Lizenz- und Betriebskosten sind nicht abgezogen.
09 · Klartext
Fragen vor dem ersten Schritt.
info@automation4all.deMüssen wir unsere IT austauschen?
Normalerweise nicht. Wir arbeiten mit den Anwendungen, Datenquellen und Schnittstellen, die bereits vorhanden sind.
Womit sollten wir anfangen?
Mit einem Ablauf, der oft vorkommt, klaren Regeln folgt und heute spürbar Zeit kostet. Ein überschaubarer erster Prozess ist besser als eine lange Wunschliste.
Wie lange dauert ein erstes Projekt?
Ein kleiner, gut abgegrenzter Pilot kann oft nach etwa vier Wochen laufen. Bei vielen Systemen oder Sonderfällen dauert es entsprechend länger.
Was passiert bei einem Sonderfall?
Wir legen vorher fest, welche Fälle die Software selbst bearbeiten darf. Alles andere wird angehalten und mit den vorhandenen Informationen an die zuständige Person gegeben.
Ist eine Schnittstelle nicht besser als RPA?
Oft ja. Wenn eine geeignete API vorhanden ist, nutzen wir sie. RPA hilft besonders bei älteren Programmen und Portalen ohne brauchbare Schnittstelle.
Kann die Lösung bei uns im Haus laufen?
Ja. Je nach IT und Datenschutzvorgaben ist ein Betrieb in der Cloud oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur möglich.
Was passiert nach einem Software-Update?
Ändert sich eine Oberfläche oder Schnittstelle, passen wir den betroffenen Schritt an und testen ihn erneut.
Wovon hängen die Kosten ab?
Vom Umfang, der Zahl der beteiligten Systeme und den vorhandenen Ausnahmen. Ein seriöses Angebot ist deshalb erst nach der Prozessaufnahme möglich.
Ein konkreter Ablauf reicht für den Anfang.
Was erledigt Ihr Team heute noch von Hand?
Schreiben Sie uns, wie oft die Aufgabe vorkommt, welche Programme beteiligt sind und was dabei besonders lästig ist.
Prozess per E-Mail schildern +49 174 18 05 656 Unverbindlich. Wir sagen auch, wenn sich eine Automatisierung nicht lohnt.